INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI EX ARTT. 13-14 DEL REGOLAMENTO (UE) 2016/679 NELL’AMBITO DELLA POLICY WHISTLEBLOWING

 

Con la presente informativa Foscarini S.p.A., (di seguito la “Società”) intende fornire le indicazioni previste dagli articoli 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 (o “General Data Protection Regulation” − “GDPR”), in merito al trattamento dei dati personali effettuati dalla Società nell’ambito della propria “Policy Whistleblowing”, adottata in conformità al D. lgs. 10 marzo 2023 n. 24 e, segnatamente, di tutte le attività e adempimenti connessi al funzionamento del sistema aziendale per la gestione delle segnalazioni.

Le informazioni che seguono vengono rese ai soggetti “segnalanti” e a tutti gli altri soggetti potenzialmente “interessati”, quali, ad esempio, le persone indicate come possibili responsabili delle condotte illecite nonché ogni altro soggetto a diverso titolo coinvolto nella “Policy Whistleblowing”.

1. Titolare del trattamento

Il Titolare del trattamento dei dati personali è Foscarini S.p.A., con sede in Marcon (VE), Via delle Industrie 27, Codice Fiscale e Partita Iva 0227941027, contattabile all’indirizzo privacy@foscarini.com (di seguito, il “Titolare”).

2. Categorie di dati trattati e finalità di trattamento

I dati personali dei segnalanti e degli soggetti interessati potranno essere acquisiti dalla Società in quanto contenuti nelle segnalazioni whistleblowing ovvero negli atti e documenti a queste allegati, pervenuti alla stessa attraverso la piattaforma online foscarini.segnalazioni. net per l’invio delle segnalazioni.

La ricezione e la gestione di tali segnalazioni potrà dare luogo, a seconda del loro contenuto, al trattamento delle seguenti categorie di dati personali:

1. dati personali comuni di cui all’art. 4, punto 1, del GDPR, tra i quali, ad esempio, i dati anagrafici (nome e cognome), i dati di contatto (indirizzo e-mail), il ruolo/mansione lavorativa;
2. dati personali “particolari” di cui all’art. 9 del GDPR, tra i quali, ad esempio, le informazioni relative a condizioni di salute, opinioni politiche, convinzioni religiose o filosofiche, orientamento sessuale o appartenenza sindacale;
3. dati personali “giudiziari” di cui all’art. 10 del GDPR, relativi a condanne penali e reati, o a connesse misure di sicurezza.

Riguardo i dati personali sub b) e c), si evidenzia l’importanza che le segnalazioni inoltrate risultino prive di informazioni manifestamente irrilevanti ai fini della disciplina di riferimento, invitando in particolare i soggetti segnalanti ad astenersi dall’utilizzare dati personali di natura “particolare” e “giudiziaria” se non ritenuti necessari ed imprescindibili ai fini della segnalazione stessa, in ottemperanza all’art. 5 del GDPR.

Le suddette informazioni saranno trattate dalla Società secondo le disposizioni prescritte dal D. lgs. n. 24/2023 e pertanto, in via generale, al fine di effettuare le necessarie attività istruttorie volte a verificare la fondatezza dei fatti oggetto di segnalazione e l’adozione dei conseguenti provvedimenti.

Inoltre, i dati potranno essere utilizzati dal Titolare del trattamento per finalità connesse ad esigenze di difesa o accertamento di propri diritti nel contesto di procedimenti giudiziali, amministrativi o stragiudiziali e nell’ambito di contenziosi civili, amministrativi o penali sorti in relazione alla segnalazione effettuata.

 

 

3. Basi giuridiche del trattamento

La base giuridica del trattamento è principalmente costituita dall’adempimento di un obbligo legale a cui è soggetto il Titolare − art. 6, par. 1, lett. c) del GDPR – il quale è tenuto ad implementare e gestire canali informativi dedicati alla ricezione delle segnalazioni di condotte illecite lesive dell’integrità della Società e/o dell’interesse pubblico.

Il trattamento di dati personali “particolari”, eventualmente inclusi nelle segnalazioni, si fonda sull’assolvimento di obblighi e sull’esercizio di diritti specifici del Titolare e dell’interessato in materia di diritto del lavoro, ai sensi dell’art. 9, par. 2, lett. b) del GDPR.

Quanto alla finalità di accertare, esercitare o difendere un diritto in sede giudiziaria, la relativa base giuridica del trattamento è costituita dal legittimo interesse del Titolare in tal senso ex art. 6, par. 1, lett. f), del GDPR; per la medesima finalità, i trattamenti di dati personali di natura “particolare”, se presenti, si fondano sull’art. 9, par. 2, lett. f) del GDPR.

4. Natura del conferimento dei dati

Il conferimento dei dati personali è opzionale, attesa la possibilità di inoltrare alla Società anche segnalazioni anonime, ove presentino informazioni precise, concordanti e adeguatamente circostanziate, fermo restando quanto disposto dalla normativa, riguardo a tale fattispecie, in tema di misure di protezione a tutela del soggetto segnalante. Se conferiti, i dati personali saranno trattati per gestire la segnalazione secondo i limiti e con le garanzie di riservatezza imposti dalla normativa di riferimento.

5. Modalità di trattamento e periodo di conservazione dei dati personali

Il trattamento dei dati personali inclusi nelle segnalazioni verrà effettuato dai soggetti “incaricati-autorizzati” dalla Società e sarà improntato ai principi di correttezza, liceità e trasparenza, di cui all’art. 5 del GDPR.

Il trattamento dei dati personali sarà effettuato con modalità informatiche funzionali a memorizzarli, gestirli e trasmetterli, comunque in applicazione di adeguate misure, di tipo fisico, tecnico ed organizzativo, atte a garantire la loro sicurezza e la riservatezza in ogni fase della procedura, ivi compresa l’archiviazione della segnalazione e dei relativi documenti - fatto salvo quanto previsto dall’art. 12 del D. lgs. n. 24/2023 - con particolare riferimento all’identità del segnalante, delle persone coinvolte e/o comunque menzionate nelle segnalazioni, del contenuto delle stesse e relativa documentazione.

Le segnalazioni ricevute dalla Società, unitamente agli atti e documenti acclusi, saranno conservate per il tempo necessario alla gestione delle stesse e, in ogni caso per un periodo non eccedente cinque anni dalla data delle comunicazioni dei relativi esiti finali. Successivamente a tale termine, le segnalazioni saranno eliminate dal sistema.

Coerentemente con le indicazioni fornite al paragrafo 1, i dati personali inclusi nelle segnalazioni manifestamente irrilevanti verranno immediatamente cancellati.

6. Ambiti di comunicazione e trasferimento dei dati personali

Oltre che dalle predette figure interne specificatamente autorizzate dal Titolare, i dati personali raccolti potranno essere trattati, nell’ambito della “Policy Whistleblowing” e per il perseguimento delle finalità indicate, anche da soggetti terzi, formalmente designati quali Responsabili del trattamento ai sensi dell’art. 28 del GDPR. In particolare, i dati potranno essere trattati da:

• Il fornitore della piattaforma online per l’invio delle segnalazioni (DigitalPA);
• I consulenti esterni conivolti nella risoluzione delle segnalazioni.

Sussistendone gli estremi, i dati personali potranno essere trasmessi alle Autorità Competenti che ne facciano richiesta nel contesto di indagini giudiziarie.

I dati personali saranno trattati all’interno dello Spazio Economico Europeo (SEE) e conservati in server ivi ubicati.

In nessun caso i dati personali saranno oggetto di diffusione.

7. Diritti dell’interessato

Ciascun soggetto interessato ha il diritto di esercitare i diritti di cui agli articoli 15 e seguenti del GDPR, al fine di ottenere dal Titolare del trattamento, ad esempio, l'accesso ai propri dati personali, la rettifica o la cancellazione degli stessi o la limitazione del trattamento che li riguarda, ferma restando la possibilità, in mancanza di soddisfacente riscontro, di proporre reclamo all’Autorità Garante per la protezione dei dati personali.

Per l’esercizio di tali diritti, è necessario inoltrare specifica richiesta al seguente recapito del Titolare privacy@foscarini.com.

Al riguardo, si informa che i predetti diritti in capo agli interessati al trattamento di dati personali potranno venire limitati ai sensi e per gli effetti di cui all'art. 2-undecies del D. lgs. 30 giugno 2003, n. 196, come modificato dal D. lgs. n. 101/2018, per il tempo e nei limiti in cui ciò costituisca una misura necessaria e proporzionata, qualora dal loro esercizio possa derivare un pregiudizio concreto ed effettivo alla riservatezza dell’identità dei soggetti segnalanti.

In tali fattispecie, gli interessati avranno comunque facoltà di rivolgersi all’Autorità Garante affinché quest’ultima valuti se ricorrono i presupposti per agire con le modalità previste dall’articolo 160 del D. lgs. n. 196/2003.